Regeln & Streitfälle
Teil von Gemeinsame Inhalte und Veranstaltungen
Kontaktdaten nur mit passenden Berechtigungen weitergeben
Anmeldung, Teilnehmerliste und Werbung sind verschiedene Datenwege. So prüfen Partner Zweck, Rollen, Berechtigung und Zugriff vor einer Weitergabe.
Geben Sie Anmelde- oder Teilnehmerdaten erst weiter, wenn Zweck, Empfänger, benötigter Datenumfang, Rechtsgrundlage und Information der Betroffenen geklärt sind. Die Anmeldung zu einem Webinar erlaubt nicht automatisch beiden Partnern, eigene Werbe-E-Mails zu senden.
Die einzelnen Datenwege aufzeichnen
| Vorgang | Vorab klären |
|---|---|
| Einladung | Wer verfügt über die Adresse und darf sie für diese Einladung nutzen? |
| Anmeldung | Welche Angaben sind für den Termin erforderlich? |
| Durchführung | Wer sieht Namen, Fragen, Chat und Teilnahmeinformationen? |
| Nachbereitung | Wer sendet vereinbartes Material oder organisatorische Nachrichten? |
| Eigene Werbung | Welche Berechtigung besteht für den jeweiligen Absender und Zweck? |
Die Tabelle legt keine Rechtsgrundlage fest; sie zeigt, welche Vorgänge einzeln beurteilt werden müssen. Auch eine geschäftliche E-Mail-Adresse ist personenbezogen, wenn sie einer Person zugeordnet werden kann.
Prüfen Sie für jeden Schritt – etwa Anmeldung, Übermittlung an den Partner und Werbeansprache – separat, welche Daten dafür nötig sind und welchem Zweck sie dienen. Die DSGVO verlangt, nur erforderliche Daten zu erheben und Betroffene darüber zu informieren, wie und wofür ihre Daten verarbeitet werden.
Schritte zur rechtmäßigen Weitergabe von Kontaktdaten bei Partneraktionen
- Zweck und Empfänger klärenVorab festlegen, wofür die Daten verwendet werden und wer sie erhält.
- Notwendigen Datenumfang begrenzenNur die für den jeweiligen Zweck erforderlichen Daten übermitteln (z. B. nur E-Mail-Adresse, nicht Chatverlauf).
- Zugriff und Ende festlegenFestlegen, wer Daten überträgt, wer darauf zugreift und wann Daten gelöscht werden.
Rollen, Grundlage und Information prüfen
Bestimmen zwei Unternehmen Zweck und wesentliche Mittel eines Verarbeitungsschritts gemeinsam, sind sie gemeinsam Verantwortliche. Sie müssen ihre jeweiligen Aufgaben für die Einhaltung der DSGVO transparent regeln und Maßnahmen vorsehen, die Betroffenen die Ausübung ihrer Rechte ermöglichen.
Ein Auftragsverarbeiter verarbeitet personenbezogene Daten dagegen ausschließlich im Auftrag und nach Weisung des Verantwortlichen. Die Bezeichnung im Kooperationsvertrag ersetzt nicht die Prüfung des tatsächlichen Ablaufs.
Für jede Verarbeitung ist eine passende Rechtsgrundlage erforderlich. Je nach Vorgang kommen insbesondere Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung), lit. b (Vertrag oder vorvertragliche Maßnahmen) und lit. f (berechtigte Interessen) in Betracht; keine davon erlaubt automatisch jeden weiteren Zweck.
Beruht die Verarbeitung auf einer Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, müssen Zweck und Verantwortliche verständlich sein. Die Entscheidung muss freiwillig, spezifisch und informiert sein und durch eine eindeutige Handlung erfolgen; sie muss nachweisbar und widerrufbar sein. Eine pauschale Formulierung über „Partner“ erklärt noch nicht, wer später wofür Kontakt aufnimmt.
Die Informationspflichten nach Art. 13 und 14 DSGVO betreffen unter anderem die verarbeiteten Daten und ihre Zwecke. Informieren Sie in den Datenschutzinformationen klar darüber, welcher Partner welche Daten für welchen Zweck erhält; Angaben und tatsächliches Formular müssen zusammenpassen.
Teilnahme und Werbung trennen
Zugangsdaten und organisatorische Nachrichten dienen dem Termin; Newsletter und Vertriebsangebote verfolgen einen anderen Zweck. Für Werbung per elektronischer Post verlangt § 7 Abs. 2 Nr. 2 UWG grundsätzlich eine vorherige ausdrückliche Einwilligung des Adressaten.
Die Bestandskundenklausel in § 7 Abs. 3 UWG ist eine Ausnahme für Werbung eines Unternehmers an eigene Kunden. Sie greift nur, wenn der Unternehmer die Adresse im Zusammenhang mit dem Verkauf einer Ware oder Dienstleistung erhalten hat, für eigene ähnliche Waren oder Dienstleistungen wirbt, kein Widerspruch vorliegt und bei Erhebung sowie jeder Verwendung klar auf die jederzeitige Widerspruchsmöglichkeit hingewiesen wird. Sie gibt dem anderen Webinarpartner keine pauschale Erlaubnis.
Möchten beide Seiten eigene Werbung senden, müssen Absender, Zwecke und Wahlmöglichkeiten im tatsächlichen Formular und Versandweg klar sein. Eine Einwilligung in die Teilnahme oder organisatorische Nachrichten trägt nicht automatisch die Werbung des Partners. Ohne passende Berechtigung darf dieser die Kontaktliste nicht für diesen Werbezweck erhalten; er kann einen eigenen freiwilligen Kontaktweg anbieten.
Unterschiede zwischen Teilnahme und Werbung bei Webinaren
- ZweckTeilnahme am Event / Organisatorische Kommunikation
- Werbung per E-MailGrundsätzlich ausdrückliche Einwilligung nach § 7 Abs. 2 Nr. 2 UWG erforderlich
- Ausnahme: Bestandskundenklausel§ 7 Abs. 3 UWG nur bei eigener Kundenbeziehung, ähnlichen Produkten und Widerspruchsmöglichkeit
Zugriff und Ende festlegen
Übertragen Sie nur die Felder, die für den erlaubten Zweck nötig sind. Für den Versand vereinbarten Materials ist nicht schon deshalb ein Chatverlauf oder ein vollständiges Teilnehmerprofil erforderlich.
Legen Sie fest, wer eine Übertragung auslöst, wer Zugriff hat und wann Daten nicht mehr benötigt werden. Prüfen Sie, wie Widerruf oder Widerspruch in den betroffenen Systemen umgesetzt wird.
Wenn eine Einwilligung verwendet wird, halten Sie die maßgebliche Formularfassung, die Auswahl und den Zeitpunkt nachvollziehbar fest. Prüfen Sie vor dem Start den geplanten Weg vom Formular bis zum ersten Kontakt anhand der festgelegten Zwecke und Berechtigungen.
