Regeln & Streitfälle
Teil von Affiliate-Abrechnung
Verzögerungen transparent an Partner kommunizieren
So informieren Unternehmen Affiliate-Partner über verzögerte Freigaben oder Auszahlungen: mit bestätigtem Status, nächstem Schritt und verlässlicher Rückmeldung.
Informieren Sie betroffene Partner, sobald ein zugesagter Prüf- oder Zahlungstermin voraussichtlich nicht gehalten wird. Nennen Sie die betroffenen Provisionen, den belegten Status, den nächsten Schritt und einen Termin für die nächste Rückmeldung. Einen neuen Auszahlungstag nennen Sie erst, wenn der zuständige Zahlungsweg ihn bestätigt.
Vor der Nachricht den Status prüfen
Vergleichen Sie Partnerkennung, Abrechnungszeitraum, Provisionsstatus, Beleg und letzten Zahlungsnachweis. „Freigegeben“, „abgerechnet“, „angewiesen“ und „beim Partner eingegangen“ beschreiben verschiedene Schritte. Für die Nachricht zählt, was im konkreten Fall belegt ist.
Prüfen Sie, ob die Verzögerung bei der Provisionsprüfung, einem Beleg, der Finanzierung oder der Zahlung liegt. Wenn die Ursache noch nicht feststeht, sagen Sie das ausdrücklich. Vermutungen über technische Fehler oder Partnerfehlverhalten helfen bei der Klärung nicht.
Plattformstatus können Hinweise liefern, müssen aber im eigenen Konto geprüft werden. Im Awin-Traffic-Light-System werden genehmigte Provisionen bei Status Amber erst ausgezahlt, nachdem Awin die entsprechenden Rechnungen bezahlt erhalten hat. Bei impact.com bedeutet „Approved Overdue“, dass für eine genehmigte Aktion nicht genügend Mittel im Markenkonto verfügbar sind. Beide Beschreibungen gelten nur für den jeweiligen Dienst.
Schritte zur transparenten Kommunikation bei Zahlungsverzögerungen
- Status prüfenPartnerkennung, Abrechnungszeitraum, Provisionsstatus, Beleg und letzter Zahlungsnachweis vergleichen.
- Ursache identifizierenVerzögerung bei Prüfung, Beleg, Finanzierung oder Zahlung – ggf. unklar? Dann explizit kommunizieren.
- Nachricht formulierenKonkrete Fragen beantworten: Welche Abrechnung? Welcher Schritt? Nächstes Vorgehen? Wann Rückmeldung?
- Rückmeldung dokumentierenZum angekündigten Termin melden – auch ohne festen Zahlungstag. Abschluss mit Betrag, Referenz und internem Protokoll.
Status in Awin vs. impact.com – Bedeutung für Auszahlungen
- Awin – Traffic Light: Amber
- Genehmigte Provisionen werden erst nach Zahlung der Rechnung durch Awin ausgezahlt.
- impact.com – Approved Overdue
- Genehmigte Aktion hat nicht genügend Mittel im Markenkonto zur Verfügung.
Die Nachricht auf gesicherte Angaben begrenzen
Eine brauchbare Mitteilung beantwortet vier Fragen: Welche Abrechnung ist betroffen? Welcher Schritt ist bestätigt? Was wird als Nächstes geprüft? Wann folgt die nächste Rückmeldung? Teilen Sie nur Kennungen und Beträge mit, die zum angesprochenen Partner gehören.
Eine Nachricht bei noch ungeklärtem Zahlungstermin kann etwa so lauten:
Die Provisionen Ihrer letzten Abrechnung sind freigegeben. Die Zahlung ist noch nicht bestätigt. Wir prüfen den aktuellen Zahlungsstatus und teilen Ihnen einen Termin für die nächste Rückmeldung mit. Einen neuen Auszahlungstermin können wir derzeit nicht zusagen.
Im tatsächlichen Fall muss die Nachricht einen konkreten Rückmeldetermin enthalten. Wenn der Grund bestätigt ist, nennen Sie ihn sachlich. Wenn mehrere Partner betroffen sind, prüfen Sie individuelle Beträge und Termine jeweils gesondert.
Kerninformationen für Partnermitteilungen
- Betroffene Abrechnung
- Partnerkennung + Abrechnungszeitraum
- Aktueller Status
- Freigegeben, abgerechnet, angewiesen, beim Partner eingegangen
- Nächster Schritt
- Prüfung des Zahlungsstatus / Belegprüfung / Finanzierungsabwicklung
- Rückmeldetermin
- Konkreter Termin festlegen und einhalten
Rückmeldung und Abschluss dokumentieren
Melden Sie sich zum angekündigten Termin auch dann, wenn noch kein Zahlungstag feststeht. Beschreiben Sie, was geprüft wurde und welcher Schritt offenbleibt. Wird ein neuer Termin bestätigt, erläutern Sie die noch geltenden Voraussetzungen.
Nach bestätigter Zahlung können Sie Betrag, Zeitraum und passende Zahlungsreferenz mitteilen. Halten Sie intern fest, wann welche Auskunft an welchen Partner ging.
