Affiliate-Abrechnung

Eine Affiliate-Abrechnung ist erst nachvollziehbar, wenn sich genehmigte Provisionen, Abrechnungsbeleg und Zahlung einander zuordnen lassen.

Ein erfasster Verkauf ist noch keine freigegebene Provision; eine freigegebene Provision ist noch keine bestätigte Zahlung.

Den Abrechnungsweg klären

Prüfen Sie zuerst, wer gegenüber dem Partner abrechnet und wer ihn bezahlt. In einem Netzwerk kann die Abrechnung über die Plattform laufen; in einem selbst geführten Programm können Belegprüfung und Überweisung beim Unternehmen liegen. Maßgeblich sind die Vereinbarung und der tatsächlich genutzte Ablauf.

Halten Sie je Partner den Abrechnungszeitraum, die geltenden Provisionsregeln, den Belegweg und die Auszahlungsvoraussetzungen fest. Verknüpfen Sie jede Position über eine eindeutige Kennung mit ihrem Prüfstatus, dem Beleg und, sobald vorhanden, der Zahlungsreferenz.

Prüfdaten und Statusansicht nutzen

In der neuen Awin-Plattform finden Sie Provisionen unter „Commissions“ und „Review commission payments“. Die Ansicht „Review pending“ enthält noch zu prüfende Positionen; unter „View all“ erscheinen validierte Provisionen. Von dort aus lassen sich Provisionen zentral überprüfen und freigeben oder ablehnen.

Für den Abgleich bietet Awin je Position unter anderem Commission ID, Bestellreferenz, Bestelldatum, Partner, Bestellwert und Provisionsbetrag an. Die eindeutige Commission ID hilft, eine einzelne Position über den Prüfstatus hinweg wiederzufinden. Zusätzliche Informationen wie benutzerdefinierte Parameter können in der Ansicht eingeblendet werden.

Freigabe und Auszahlung trennen

Rückgaben, Stornos und Korrekturen können den Provisionsbetrag verändern. Bewahren Sie deshalb den Grund einer Änderung zusammen mit dem früheren und dem neuen Stand auf. Die automatische Freigabe ungeprüfter Transaktionen richtet sich nach der für das Programm geltenden Auto-Validierungsfrist.

Auch ein Plattformstatus muss im konkreten Zahlungsweg richtig gelesen werden. Im dokumentierten Tapfiliate-Ablauf erzeugt das Ausgleichen eines Partnersaldos eine CSV-Datei. Die Zahlung über den Zahlungsdienst folgt gesondert. Prüfen Sie deren Nachweis, bevor Sie dem Partner eine ausgeführte Überweisung bestätigen.

Unterschiede zwischen Awin-Auto-Validierung und Tapfiliate-Zahlungsprozess

Auto-Validierung konkret einordnen

Die Auto-Validierungsfrist beginnt mit der Erfassung einer Transaktion und endet mit ihrer automatischen Freigabe, sofern sie vorher nicht manuell bestätigt oder abgelehnt wurde. Bei einer Frist von 30 Tagen wird eine am 1. September erfasste Transaktion am 1. Oktober automatisch freigegeben, wenn keine frühere Entscheidung erfolgt.

Für Awin Access gilt eine maximale Auto-Validierungsfrist von bis zu 67 Tagen. Bei Awin Accelerate und Advanced hängt die maximale Dauer von Branche und Vertrag ab. Kontrollieren Sie daher die für das konkrete Programm geltende Frist, statt einen allgemeinen Standardwert anzunehmen.

Vorteile und Risiken der automatischen Validierung

Partner-Salden vor der Zahlung einordnen

Bei Tapfiliate ergibt sich der Saldo aus allen genehmigten Provisionen abzüglich bereits gezahlter Beträge. Ein negativer Saldo weist auf eine Überzahlung hin, ein positiver auf eine Unterzahlung. Prüfen Sie bei einem negativen Saldo die bereits ausgeführten Zahlungen und ordnen Sie diese den zugehörigen Belegen zu.

Beträge auf derselben Grundlage vergleichen

Vergleichen Sie denselben Partner, dieselbe Währung, denselben Zeitraum und denselben Provisionsstatus. Bestell- und Freigabedatum können in unterschiedliche Abrechnungsperioden fallen. Trennen Sie Partnerprovisionen von Netzwerkgebühren und steuerlichen Positionen.

Rechnungsposten nachvollziehen

Eine typische Awin-Rechnung enthält getrennte Positionen für validierte Provisionen, Netzwerk- beziehungsweise Trackinggebühr, eine mögliche monatliche Plattformgebühr, Nettobetrag, Umsatzsteuer und Gesamtbetrag. Der ausgewiesene Provisionsbetrag bezieht sich dabei auf die im Rechnungszeitraum genehmigten Provisionen.

Die Netzwerk- oder Trackinggebühr ist ein vertraglich festgelegter Prozentsatz der Provisionen oder Verkäufe. Die monatliche Plattformgebühr ist ein fixer Betrag; bei zwei Rechnungen im Monat erscheint sie nur auf der zweiten.

Wichtige Rechnungspositionen in einer Awin-Rechnung

Belege und offene Fälle zuordnen

Prüfen Sie bei einer Partnerrechnung zunächst die zugehörigen genehmigten Positionen und anschließend den Beleg selbst. § 14 UStG regelt unter anderem die Ausstellung und Übermittlung von Rechnungen; welche Anforderungen im Einzelfall gelten, hängt vom Abrechnungsfall ab. Bei betroffenen inländischen Geschäftsvorgängen sind außerdem die Regeln zur E-Rechnung samt Übergangsfristen zu beachten.

Ordnen Sie jede Zahlung dem vorgesehenen Belegweg zu. Taucht dieselbe Provision sowohl in einer Netzwerkabrechnung als auch in einer zusätzlichen Partnerforderung auf, klären Sie die Zuständigkeit vor einer weiteren Zahlungsfreigabe.

Halten Sie für offene Fälle Partner, betroffene Positionen, erwarteten und beobachteten Betrag, ungeklärten Schritt sowie den nächsten Prüftermin fest. Teilen Sie dem Partner bestätigte Fakten und den nächsten Rückmeldetermin mit. Ein geplanter Zahlungslauf belegt noch keinen Geldeingang.

Das E-Rechnungsformat prüfen

Eine E-Rechnung im Sinne des § 14 UStG ist ein strukturiertes elektronisches Format, das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Ein elektronisch versandtes Dokument ist daher nicht allein wegen der digitalen Übermittlung eine E-Rechnung. Für die Prüfung zählt, ob das Format die erforderlichen Angaben strukturiert enthält und elektronisch verarbeitbar ist.